Pengembangan Sistem Pengarsipan sebagai Dukungan Dokumentasi bagi Sekolah

Abstract

Arsip sekolah merupakan dokumen penting yang dimiliki sekolah sebagai bukti berbagai aktivitas yang dilakukan sekolah di masa lalu. Semua dokumen perlu diarsipkan karena dibutuhkan untuk mendukung untuk proses penilaian saat akreditasi maupun untuk mendukung proses keputusan di sekolah. Selama ini dokumen yang masuk dan dokumen yang keluar dapat dari penyimpanannya dapat berdampak masalah bagi sekolah. Salah satunya dokumen yang berpindah tangan atau penyimpanan menyebabkan dokumen menjadi hilang. Pada umumnya arsip terbia dua ada arsip yang bersifat dinamis dan bersifat statis. Kebanyakan dokumen tersebut tidak disimpan sesuai jenisnya, sehingga saat mencari dokumen sering tidak dapat ditemukan. Berkembangnya teknologi informasi saat ini memungkinkan bagi suatu organisasi untuk mengarsipkan dokumen sesuai dengan jenisnya dengan menggunakan kode tertentu, sehingga mudah dilakukan pencarian berdasarkan kategori tertentu. Dakam kegiatan Pengabdian masyarakat (PPM) yang dilaksanakan ini bertujuan membuat suatu perangkat lunak aplikasi E-Arsip yang dapat digunakan bagi sekolah untuk mendokumentasikan semua arsip secara digital. Sebagai luaran dari kegiatan PPM ini menghasilkan sebuah prodak tepat guna berupa aplikasi E-Arsip yang bermanfaat bagi sekolah-sekolah Muhammadiyah untuk dokumentasi digital sekolah. Produk telah diukur ketermanfaatannya bersamaan dengan pelatihan penggunaan aplikasi yang diberikan dengan hasil kepuasan mencapai 91.7%.